19 "check-lists" que te ayudarán a tener todo controlado en tus eventos.

No importa sea el primer evento que organizas o que lleves más de 200 "a tus espaldas", podemos estar de acuerdo en una cosa: la planificación de eventos es un trabajo muy estresante.

Y la presión para mejorar cada año y superar las expectativas de los clientes es algo con lo que tenemos que lidiar constantemente, especialmente en un mundo que cambia tan rápido que lo que era válido ayer ya no sirve hoy.

Es por eso que los profesionales que trabajamos en la organización eventos debemos aprender a aprovechar cada herramienta que tenemos a nuestra disposición.

Para ayudarte a hacer frente a las distintas situaciones que pueden presentarse durante el proceso de organizar un evento he preparado una serie de listas que habitualmente empleo para poder comprobar que todo está "en orden" al finalizar cada fase y aportar una dosis de seguridad dentro de toda la vorágine de cambios.

¡Vamos a verlas!

Comienzo del evento

Descripción. Lista para comenzar la gestión de un evento. 

Utilidad. Confirmar que dispongo de todos los elementos para gestionar el evento y que se han acordado la forma de comunicación, presupuesto y responsabilidades.

  • Establecer el presupuesto del evento, objetivos, horarios y plazos.
  • Identificar responsabilidades y roles clave de cada persona del equipo.
  • Establecer hitos y plazos que deben cumplirse.
  • Asignar a cada persona las tareas de la cual es responsable.
  • Establecer protocolo de comunicación incluyendo los horarios de las reuniones y la cronología de los informes.
  • Disponer de un presupuesto lo más cerrado posible y de las estimaciones de gastos realizadas
  • Disponer de un plan para abaratar costes.

Contratación de espacios

Descripción. Lista para buscar y contratar espacios. 

Utilidad. Con ella optimizo el proceso de buscar un espacio donde celebrar el evento.

  • Crear una lista corta de ubicaciones y lugares posibles donde celebrar el evento.
  • Confirmar disponibilidad y precios de cada uno de esos lugares.
  • Organizar visitas a esos espacios.
  • Negociar y firmar un contrato con el lugar elegido.
  • Crear un mapa mental de cómo se dispondrá el evento en el sitio.
  • Crear asignaciones de sala y diseños de espacio
  • Familiarizar al equipo con detalles, carga de entrada / salida, descarga, estacionamiento, espacio, etc.
  • Probar el ancho de banda WiFi del lugar del evento y encontrar alternativas o actualizarlo si es necesario.

Registro en el evento

Descripción. Lista para definir el protocolo de insicripción de asistentes.

Utilidad. Con ella puedo controlar las fases involucradas en la definición de la forma en que los asistentes registran su asitencia al evento.

  • Crear una lista reducida de plataformas de registro de eventos con capacidades de respuesta móvil como requisito.
  • Obtener la aprobación del equipo directivo y legal sobre el software elegido.
  • Configurar un proceso de registro en línea para el evento, incluso si el evento es gratuito
  • Probar el flujo de registro para asegurarse de que todo funciona correctamente.
  • Establecer una fecha límite para el proceso de emisión de entradas y confirmar la asistencia.
  • Establecer confirmaciones de registro que incluyan toda la información necesaria para asistir.

Búsqueda de proveedores

Descripción. Lista para controlar el proceso de búsqueda de proveedores para un evento.

Utilidad. Con ella puedo controlar las fases involucradas en la búsqueda de proveedores y expositores.

  • Confirmar la disponibilidad de pontentes, invitados especiales e intérpretes.
  • Coordinar el alojamiento para invitados y planes de viaje si corresponde.
  • Asegurar que se han comunicado las expectativas del evento a todos los socios, expositores y demás partes interesadas.
  • Hablar con los proveedores para obtener presupuesto y confirmar precios.
  • Asegurar que todas las personas relevantes tienen disponible la fecha del evento.
  • Firmar los acuerdo y contratos con proveedores.

Búsqueda de "sponsors"

Descripción. Lista para controlar el proceso de búsqueda de "sponsors" para un evento.

Utilidad. Con ella puedo controlar las fases involucradas en la búsqueda de patrocinadores y "sponsors".

  • Estar al día de las tendencias actuales de patrocinio.
  • Disponer de las expectativas de los patrocinadores que colaboran con eventos.
  • Realizar una investigación de mercado en profundidad sobre cada patrocinador.
  • Estudiar los objetivos generales y los valores de marca de los patrocinadores con los que se va a contar.
  • Presentar ideas innovadoras para tu patrocinador basadas en los resultados de la investigación del punto 1.
  • Permitir compromisos menores en su oferta.
  • Disponer de un borrador de propuestas de calidad.
  • Entregar las propuestas por adelantado y, si es posible, en persona.
  • Mantener una comunicación constante con el patrocinador para consolidar el contacto y la confianza.

Eventos orientados al marketing

Descripción. Lista para controlar los puntos relevantes a la hora de plantear un evento como acción de marketing.

Utilidad. Con ella puedo controlar que el plan de marketing en el que se base el evento se está cumpliendo de modo que la acción tenga éxito.

  • Identificar por qué las personas deberían asistir al evento, por qué el evento es importante para el público objetivo y qué valor obtendrá el cliente del evento.
  • Identificar los objetivos de marketing del evento.
  • Asegurar de que los objetivos de marketing sean precisos, accionables y relevantes para el objetivo general del evento (es decir, establecer KPI de marketing).
  • Crear perfiles de audiencia centrados en cómo el público objetivo consume contenido, interactúa con él, qué plataformas de redes sociales y tecnología usa, y los influencers a los que siguen.
  • Tener un plan de presencia en motores de búsqueda, aplicaciones de eventos y disponer de sitio web, perfiles de redes sociales, etc.
  • Programar actividades de marketing en función de los tiempos y fechas clave de clientes / partes interesadas.
  • Usar videos de eventos anteriores, páginas de destino relevantes y anuncios informativos para educar a su público objetivo sobre el beneficio del evento.
  • Revisar e el éxito del plan de marketing con análisis web y tests A / B.
  • Evalar el éxito de los esfuerzos de marketing de años anteriores, obteniendo feedback e ideas de esas campañas para aplicar a ésta y a futuras campañas.

Acciones de social media

Descripción. Lista para controlar las acciones de social media que se van a ver involucradas en el evento.

Utilidad. Con ella puedo controlar que las acciones son las adecuadas y que posteriormente podremos medir su éxito.

  • Identifica las áreas de objetivos principales.
  • Elegir los principales tipos de contenido,
  • Identificar el contenido a incluir.
  • Especificar la audiencia.
  • Crear reglas y pautas sobre el tono y el estilo que desea que el equipo adopte cuando esté en las redes sociales.

Además, para el contenido en redes sociales te comiendo:

  • Incluir una llamada a la acción en las imágenes de redes sociales.
  • Usar contenido de video
  • Publicar diferentes tipos de contenido
  • Optimizar las páginas para dispositivos móviles comunes.
  • Incluir la transmisión en vivo del evento en el perfil de redes sociales.
  • Agregar podcasts a los tipos de contenido posibles.

Comunicación del evento

Descripción. Lista para controlar la forma en que el evento va a ser comunicado a los asistentes y medios relevantes del sector.

Utilidad. Con ella puedo controlar que la estrategia de comunicación es la adecuada y medir los resultados obtenidos de la misma.

  • Crear una estrategia para hacer un seguimiento de RSVP y aumentar la venta de entradas
  • Poner a disposición de los asistentes información previa al evento, tanto indirectamente en la web como a través de comunicaciones directas, alertas, correos electrónicos, etc.
  • Tener un plan de comunicación para los miembros del equipo.
  • Identificar la forma más rápida de comunicarse con personas clave el día del evento.
  • Crear una estrategia para manejar crisis de comunicación tanto en redes sociales como el propio día del evento.

Seguridad el día del evento

Descripción. Lista para que todos los aspectos relativos a la seguridad del evento estén revisados y listos para el día en que se celebre.

Utilidad. Con esta lista puedo asegurarme de que la seguridad del evento está 100% bajo control.

  • Asegurar obtener los permisos, las licencias y los seguros correspondientes para el evento.
  • Planificar la disposición para que el personal de seguridad esté en el sitio correcto durante todo el evento.
  • Identificar riesgos potenciales y crear una evaluación de los mismos.
  • Repasar todas las evaluaciones de riesgos, documentos de seguros y material necesario para garantizar las coberturas durante el evento.
  • Tener un plan de contingencia.
  • Compartir copias del plan de contingencia y riesgos con los principales responsables a cargo del evento.

Tecnologías necesarias para el evento

Descripción. Lista para que todos los aspectos relacionados con las instalaciones y necesidades tecnológicas están controladas.

Utilidad. Con esta lista puedo repasar todos los puntos relativos a las instalaciones tecnológicas que deberan funcionar sin problemas durante el evento.

  • Investigar las opciones que existen para implantar soluciones tecnológicas relacionadas con eventos. Ver demostraciones de esas soluciones y obtener presupuestos de los proveedores.
  • Crear una lista corta de opciones disponibles.
  • Informar al cliente sobre el beneficio y el propósito de la tecnología escogida.
  • Formar al personal necesario en el uso de la tecnología escogida.
  • Configurar la tecnología del evento, asegurándose de que el lugar tenga la infraestructura adecuada.
  • Implementar el uso de la tecnología y publicitarla entre los asistentes.
  • Ofrecer soporte técnico para alentar el uso del consumidor y maximizar el ROI.

Audiovisuales

Descripción. Lista para controlar que los elementos audiovisuales necesarios para el evento se encuentran disponibles.

Utilidad. Con esta lista puedo controlar un elemento tan importante como el material audiovisual presente durante el evento de modo que no aparezcan problemas en ninguna fase del mismo.

  • Reservar y confirmar que la tecnología y las herramientas audiovisuales estarán disponibles el día del evento.
  • Si se va a utilizar una plataforma o escenario, asegurar que se puede instalar el material audiovisual necesario.
  • Obtener una vista previa de todos los gráficos, presentaciones y elementos visuales que se mostrarán durante el evento.
  • Verificar la cantidad de micrófonos disponibles y determinar cuándo ocurrirán cambios de micrófono.
  • Establecer una fecha y hora específicas en las que el equipo AV pueda configurar los equipos necesarios.
  • Programar varios ensayos y pruebas.
  • Establecer planes de contingencia en caso de problemas técnicos.
  • Realizar pruebas y comprobaciones finales.
  • Presentar los oradores e intérpretes al equipo audiovisual y a los responsables del evento.
  • Comprobar la iluminación, las presentaciones, los videos, la tecnología y el sonido durante las sesiones informativas y los ensayos.
  • Acordar y confirmar los detalles audiovisuales que necesitarán las oradores.

Presupuestos

Descripción. Lista para controlar la elaboración y presentación del presupuesto del evento.

Utilidad. Con esta lista puedo controlar que el presupuesto para el evento refleja todas y cada una de las partidas del evento y que se encuentra actualizado con los últimos cambios exigidos por el cliente o las necesidades.

  • Emplear una una hoja de cálculo (por ejemplo las de Google Suite) que permite a todo el equipo revisar la planificación, introducir cambios y llevar un registro de los mismo.
  • Considerar la necesidad de emplear herramientas más complejas de gestión y elaboración de presupuesto.
  • Incluir una línea por partida de presupuesto.
  • Conocer los plazos para los pagos esperados.
  • Separar en el presupuesto ingresos y gastos para podre localizar fácilmente cada uno y determinar posibles pérdidas.

Justo antes del evento

Descripción. Lista para controlar los últimos detalles en las horas previas del evento.

Utilidad. Con esta lista puedo controlar uno de los momentos más críticos que aparecen durante la organización de un evento: las horas previas al mismo donde el estrés y los imprevistos comienzan a aparecer.

  • Verificar de nuevo que está todo listo para la llegada de los asistentes: desde los stands para registrar su presencia como los puestos de ayuda.
  • Comprobar que los componentes necesarios están disponibles en las salas correspondientes.
  • Verificiar todos los artículos empleados en el branding y aseguar que se encuentran colocados correctamente.
  • Probar la conectividad WiFi.
  • Repasar la agenda del evento.
  • Comprobar que los baños están limpios y operativos; los hombres y mujeres deben tener rollos de papel higiénico, jabón, toallas y secadoras disponibles.
  • Comprobar que todos los proveedores se encuentran disponibles así como las herramientas y elementos que proporcionan.

Registro de asistentes

Descripción. Lista para controlar el registro de asistentes al evento conforme llegan.

Utilidad. Con esta lista puedo controlar que el proceso de registro de asistentes se desarrolla de forma rápida y eficaz y que el equipo está disponible para resolver cualquier problema que surja.

  • Hablar con el personal involucrado en el registro de asistente y comprobar que saben a dónde deben dirigirse los VIP, los asistentes y los presentadores.
  • Colocar al personal en la zona de bienvenida de cara a recibir a los VIP y acompañarlos hacia su lugar de destino.
  • Asegurar que el dispositivo de comunicación funciona correctamente para notificar al personal el momento en que comiencen a llegar los asistentes.
  • Probar todas las herramientas: tablets, impresoras de tarjetas, escáneres de códigos de barras y software de reconocimiento facial,

Catering

Descripción. Lista para controlar el catering del evento.

Utilidad. Con esta lista puedo controlar que el servicio de catering responde a las necesidades exigidas por el cliente facilitando la alimentación y bebidas necesarias de forma rápida y sin interrupciones o esperas.

  • Revisar los detalles con el responsable del catering y confirmar alergias y otros problemas alimenticios con los asistentes.
  • Controlar que el flujo de bandejas es constante durante las fases del evento en las que haya servicio de comida y bebida.
  • Verificar que los presentadores, oradores y artistas tienen agua disponible tanto en el escenario como en el backstage.
  • Determinar qué hacer con el exceso de comida.

 

 

Seguridad y salud durante el evento

Descripción. Lista para comprobar el estado de los dispositivos de seguridad y emergencias médicas.

Utilidad. Con esta lista puedo confirmar que tanto la seguridad como los elementos sanitarios están bajo control.

  • Hacer una última comprobación en el espacio del evento.
  • Confirmar que todos los documentos de seguridad se encuentran firmados, tanto los propios como los referidos a proveedores.
  • Confirmar que las alarmas de incendio estén en buen estado y funcionando.
  • Confirmar que las medidas de seguridad y el dispositivo de evacuación se han transmitido de forma adecuada a los asistentes.
  • En caso de algún indicente anotar todos los detalles del mismo y obtener los contactos de las personas involucradas.

Post Evento

Descripción. Lista de tareas a realizar tras la conclusión del evento.

Utilidad. Con esta lista me aseguro de obtener el feedback del cliente, equipo y asistentes para conocer su impresión general y mejorar aquellos detalles que no hayan salido todo lo bien que se esperaba.

  • Obtener la valoración del cliente.
  • Obtener la valoración del equipo y asistentes.
  • Tener una reunión informativa con el personal del espacio.
  • Revisar todas las facturas y verificar que se han cumplido los acuerdos con proveedores.
  • Analizar y medir todos los datos obtenidos.
  • Comprobar que se han cumplido todos los objetivos del evento.
  • Enviar mensajes de seguimiento a los asistentes con encuestas, promociones u otra información que pueda resultarles útil.
  • Cerrar el presupuesto.

Post Evento. Proveedores

Descripción. Lista de acciones a realizar con los proveedores involucrados en el evento tras la conclusión del mismo.

Utilidad. Con esta lista puedo cerrar los acuerdos con los proveedores y proporcionarles feedback para siguientes colaboraciones.

  • Agradecer a todos los artistas, expositores y presentadores su presencia y compartir con ellos la información de seguimiento como imágenes y comentarios de la sesión.
  • Agradecer a los proveedores y obtener comentarios de ellos.
  • Informar y analizar todos los comentarios para futuras mejoras.
  • Verificar las facturas finales de los proveedores con sus contratos así como las condiciones exigidas.

Conclusión

Organizar eventos puede ser muy estresante y es muy fácil que en un mismo día varios elementos cambien y surjan problemas. Por eso espero que todas estas listas de comprobación sobre las distintas fases del evento te sirvan para tener bajo control los elementos principales y estár prevenido en cuanto a cambios de última hora y contingencias (que son como sabes nuestro día a día).

¡Hasta el siguiente artículo!

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