¿Cómo agilizar la entrada de asistentes a tu evento?

¡Nuestro mayor reto o nuestra peor pesadilla! Es imprescindible tener un registro de asistentes ligero, ágil y que no entorpezca la organización de todo el evento.

No nos gusta esperar; ni en el supermercado, ni en una tienda, ni para comprar las entradas de esa película que tanto deseas ver. Si esperar una cola ya es horroroso para todos, no hay nada peor que tener un registro de asistentes lento y torpe.

La primera impresión del evento es imprescindible, y si esa se resume a esperar, ¡no es buena señal! Pero tenemos soluciones.

¿Cómo puedes agilizar la entrada de asistentes a tu evento? Te damos algunos consejos a continuación:

  • Establece varios puntos de entrada - Dependiendo de la  numeración de los tiquets, establecer una puerta u otra; permite agilizar mucho el proceso y evitar colapsos. En el caso de tener 1 única puerta, podemos plantear la opción de citar a los asistentes por franjas horarias, siempre que el desarrollo del evento lo permita.

  • Las entregas de welcome pack, nunca deberían realizarse en el mismo punto de registro. Siempre es mucho más eficaz dejarlo colocado en el propio asiento o en mesas adicionales en la sala. Se agilizará mucho el proceso y así evitamos las charlas por grupitos sobre el welcome pack en el hall del venue, que tanto nos entorpecen.

  • ¡Divide y vencerás! Crea cuantas más filas y colas de registro mejor. Eso sí, por supuesto bien organizadas y colocadas en un lugar estratégico - Es imprescindible que el flujo y paso de la gente sea lo más limpio posible, sin impedimentos ni obstáculos que puedan paralizar el paso.

  • Apóyate de los mejores; es imprescindible que el personal que esté en el registro sea ágil, resolutivo y muy activo para que cualquier pequeño inconveniente no suponga un retraso.

  • La tecnología puede ser  tu mejor amiga en estas ocasiones. Los lectores QR o las aplicaciones personalizadas para el evento, pueden ayudarte mucho en este momento tan crucial.

  • Mantener una señalización simple y clara desde el registro hasta la sala principal del evento. Del mismo modo que, contar con personal de apoyo en este recorrido también puede ser primordial y evitará que tengamos gente perdida por los pasillos.


Estos son algunos consejos que pueden hacer la entrada y registro de asistentes más ágil y por tanto, permitir que el evento empiece puntual, sin incurrir en retrasos desde el primer minuto.

 

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