¿Cómo organizar eventos pequeños de gran impacto?

El sector de los eventos ha cambiado en un abrir y cerrar de ojos. Según llevamos comentando desde el mes de Marzo, es imprescindible continuar adaptando y re-definiendo nuestra forma de ver el sector.

Acostumbrados a los grandes eventos, ahora es momento de simplificar, y ¿cómo se puede organizar un evento pequeño de gran impacto? En este post te vamos a dar algunos consejos que pueden ayudarte.

Igual que la reducción de aforo en los espacios para eventos, es imprescindible analizar algunos cambios muy visibles en el sector, con los que hasta ahora no habíamos contado:

  • Siempre ha sido presencial, y con cierto rechazo al mundo virtual. Desde hace unos meses ha sido inevitable incluir el formato virtual en el sector y es imprescindible aprovechar el amplio abanico de posibilidades que puede ofrecer. 

 

  • Los eventos son contacto, cercanía, establecer nuevas relaciones a través de la interacción y el intercambio de opiniones. En este momento se ha introducido la distancia social, además de las medidas de seguridad y protección necesarias.

 

  • Siempre se ha intentado que los venues o espacios para eventos se adaptaran al máximo al grupo, y nunca diera la sensación de que el espacio estuviera vacío. En los eventos que se celebran actualmente, es imprescindible sentir el “aire” en el espacio y que los asistentes tengan la distancia necesaria para ofrecer la máxima seguridad.

 

  • En España siempre ha funcionado muy bien el catering en formato cóctel o finger buffet para eventos corporativos. Dada la distancia de seguridad y las medidas de higiene, en estos momentos es imprescindible (o recomendable) ofrecer packs o bandejas individuales.


Teniendo en cuenta todos estos puntos como los más destacados y los grandes cambios del sector, es imprescindible continuar organizando eventos desde otro enfoque. Y para ello, hay varios consejos que podemos seguir.

El evento es una herramienta de comunicación, por ello está incluida dentro de la estrategia de comunicación de cualquier marca o negocio. Como siempre decimos, lo más importante es definir el objetivo final del evento: ¿Cuál es el objetivo final? ¿Qué queremos comunicar? ¿A quién queremos llegar? Y ¿cómo?

Ya a partir de ahí, empezar a definir y diseñar la estrategia del evento. En el caso de eventos de pequeño formato, debes tener en cuenta lo siguiente:

  • El diseño del evento debe ir 100% ligado al objetivo de la marca.

 

  • Escoge a los invitados adecuados. Según ya habrás oído varias veces, “menos es más” en algunas ocasiones. Escoge detenidamente y teniendo en cuenta tu estrategia, a aquellos invitados que crees que pueden crear una mayor repercusión o impacto.

    • En el caso de la presentación de producto; ten en cuenta a aquellas personas de gran influencia (y con el mismo público que tú).

    • Es importante que estas personas compartan los mismos valores que la marca. ¡No olvides la coherencia!

 

  • Cada detalle cuenta, y por tanto, cada detalle COMUNICA. El tipo y cantidad de la decoración floral, los colores, la producción gráfica y audiovisuales, el propio venue y su decoración… Todo comunica, y por tanto, es imprescindible que cada detalle esté alineado con tu estrategia y objetivo final.

 

  • Recuerda utilizar la tecnología como una aliada. ¡Y por supuesto, las RRSS! Diseñar el evento con momentos que inciten a ser fotografiados y compartidos, aumentará el impacto de tu evento.

    • Crea un #hashtag en tu evento. 

    • En cuanto a la comunicación, no olvides promover el pre y post evento. Te ayudará a que el impacto tenga una mayor longitud y por tanto, permitirá que llegue a más gente.

 

  • La marca debe estar presente. Los eventos en los que no aparece el logo ni nombre de la marca en cualquier rincón, suelen “confundir”.

    • Utiliza vinilos, producción gráfica, regalos de bienvenida… para que esté presente.

 

  • Tus asistentes quieren sentirse únicos, aprovecha algún momento para personalizar cualquier detalle (una nota de agradecimiento, un descuento de tu producto, un regalo personalizado…).

 

  • ¡Promueve la participación e interacción!

 

  • Como en cualquier evento, es imprescindible sorprender, emocionar y crear ese efecto WOW que no esperan. 

    • ¿Tu evento tiene una historia? Todos los eventos con una contextualización o storytelling crean un mayor impacto y efecto sorpresa.

 

Estos son algunos consejos que te pueden ayudar a conseguir el objetivo de tu evento. Lo más importante es valorar esta estrategia como una posibilidad de comunicación y conexión con los asistentes (y posibles clientes), y a partir de ahí, amoldar el diseño de la misma sin necesidad de cambiar el objetivo.

Después del evento, recuerda medir la repercusión y contar con especialistas que analicen el ROI de la acción. Este es el único modo de conocer aquellos detalles que han funcionado a la perfección y los que todavía tienen que mejorar.

 

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