Cómo ser más productivo en días de eventos

Hay bastantes razones que justifican que trabajar como event planner esté considerado uno de los 10 trabajos más estresantes en las encuestas de cada año. La incertidumbre que acompaña durante todo el proceso de organización de un evento (peticiones de última hora del cliente, complicaciones inesperadas o flecos que nunca terminan por cerrarse) es, desgraciadamente, demasiado habitual en este trabajo. Y, además, no solo se trata de buscar soluciones a todos esos problemas sino que además es necesario mantener la compostura frente al cliente y mantener una actitud positiva en el trato con asistentes, "sponsors" y proveedores. Como véis, son demasiadas cosas a tener en cuenta que desembocan a menudo en una sensación de estrés que ni siquiera el plan más organizado puede resistir. Por eso, hemos querido preparar un artículo con consejos y recomendaciones para mantener esa presión a raya y conseguir ser más productivos incluso en las peores situaciones. ¡Vamos allá!

Incopora estos consejos a la planificación de tu evento

 

1. Dialoga con el cliente acerca de cómo serán resueltos los cambios de última hora durante las fases iniciales de la planificación del evento. Adoptar esta práctica en vez de esperar a que empiecen a suceder esos cambios imprevistos suele lograr efectos positivos en la impresión que tiene el cliente de cómo ha sido organizado el evento y evitará cualquier malentendido que puede derivarse de no haber tenido en cuenta esos detalles. Es decir, intenta evitar los "yo pensaba" o "me hubiera gustado que.." para lograr una planificación en la que quede definida el alcance del evento y la solución a posibles flecos que pueden aparecer en los días previos. 

2. Añade penalizaciones a los contratos con proveedores para los casos en los que las entregas no lleguen a tiempo o no cumplan las expectativas exigidas y asegúrate de que dichas claúsulas son conocidas por ellos para evitar sorpresas de última hora. 

3. Establece deadlines para todos los procesos que involucren a proveedores, sponsors, ponentes y recuérdalos durante todo el proceso de planificación del evento para que sean conscientes de las fechas en las que se tienen que cerrar las tareas que tienen asignadas. Una buena idea suele ser enviar imágenes que ilustren el tiempo que queda para completar la tarea de modo que los proveedores sean conscientes de los mismos sin tener que leer largas parrafadas. 

4. Contrata un equipo en el que confíes plenamente. Trabajar junto a personas en las que puedes delegar el desarrollo de tareas complejas te liberará del estrés que supone estar vigilando constantemente que cada persona está cumpliendo los objetivos para centrarte 100% en la organización del resto del evento. Anímate a buscar gente en los periodos de calma y pruébales en eventos pequeños para ver cómo responden y si cumplen tus expectativas en lo que a calidad de trabajo se refiere. 

Cuídate, especialmente el día del evento

También queremos ayudarte a gestionar tu tiempo de la forma más eficaz posible con estos consejos cuya validez ha sido probada en numerosas ocasiones y que te harán ser mucho más productivo el mismo día del evento.

1. Asegúrate de dormir bien el día previo al evento. Sí, aquello que nos decían para enfrentarnos a los exámenes también es aplicable para la organización de un evento así que intenta reservarte la noche previa del evento para dormir bien y acudir con la cabeza despejada. 

2. También te recomendamos comenzar el día del evento con alguna actividad que te ayude a despejar la mente como hacer una pequeña sesión de ejercicio o practicar yoga o meditación.

3. Vístete con ropa cómoda y sobre todo, con la que te sientas a gusto y con confianza. Si te ves bien frente al espejo estarás más predispuesto para sentirte bien y abordar el evento con energía y más fuerza. Invertir en un pequeño fondo de armario te permitirá no perder tiempo escogiendo qué ponerte y revisando que la ropa que has escogido "te queda bien". Además, también puedes aprovechar para crear tu propio estilo y reforzar así tu marca personal como ya han hecho grandes multitud de importantes figuras como por ejemplo Steve Jobs o Mark Zuckerberg.

4. ¡Hidrátate! El cuerpo humano necesita agua para funcionar correctamente y asi evitar las consecuencias de la deshidratación como falta de energía, cansancio, dolor de cabeza o problemas digestivos. Acompañarte de una botella de agua es una genial idea para asegurarte de que permaneces hidratado durante todo el día.

5. Y por supuesto come bien. Si el evento es por la mañana, desayuna con fuerzas para acudir con "las pilas cargadas" y en el caso de que no tengas ni un segundo para poder para a comer lleva contigo barritas energéticas que te ayuden a calmar el agotamiento del cuerpo tras horas de actividad frenética. Y recuerda que un cuerpo sin azúcar no hizo nunca a nadie más productivo. 

Listas, listas y más listas

Está comprobado que el cerebro humano funciona mejor cuando organiza su información en listas de tareas. Por tanto aquí va una serie de consejos relacionado con esto:

6. Crea cada día una lista donde incluyas todos los puntos de control que tienen que estar resueltos para el final de la jornada. Asigna cada elemento a las personas encargadas del mismo y establece la hora de finalización para poder comprobar que efectivamente se ha completado. 

7. No crees tareas demasiado genéricas sino que establece tareas muy concretas que te permitan resolver o comprar directamente el estado de la misma sin tener que pensar en más cosas relacionadas. Es decir, crea tareas del tipo "revisar mesas", "revisar sillas" en vez de "revisar mobiliario". 

8. Planifica bien tu día. Tú te conoces mejor que nadie y sabes cuando eres más productivo por lo que aborda las tareas más complejas durante tus fases de mejor rendimiento (hay quien trabaja mejor de día, otros por la tarde..). Eso sí, te aconsejamos que las decisiones más importantes las tomes por la mañana ya que está demostrado que es cuando estamos mucho más enfocados y tenemos mejor capacidad de discernimiento. 

Con esto terminamos esta primera parte de consejos sobre cómo organizarte los días previos a un evento. Esperamos que te sean de utilidad y que pongas alguno en práctica para que así puedas seguir disfrutando de este trabajo sin presión y con muchísima más energia.

 

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