Cómo tener reuniones online más productivas

 

Bienvenidos al mundo virtual.

Así, de repente. 

La transformación, (solo faltaba incluir un ¡apáñate como puedas!) así ha sucedido de un día para el otro. 

Un país que adora los abrazos, el contacto social y los encuentros en buena compañía, ha tenido que adaptarse, sin excepciones, al mundo online.

Y por ello, y todavía más en el ámbito laboral, es imprescindible encontrar esas pequeñas píldoras que suplan el contacto cercano, el F2F y esa conexión que podemos sentir de forma presencial.

Hoy hablamos de las reuniones online, de cómo organizarlas de forma más productiva y eficaz para que pasemos del “off” al “on” sin perdernos nada por el camino.

Hace un tiempo, publicamos un artículo sobre cómo tener reuniones más productivas (consejos básicos, pero que todavía muchas empresas no los aplican y sigue siendo uno de los grandes errores). 

Y ahora no queda otra, o dinamizas tus reuniones, o tienes invitados inactivos en tu pantalla.

Por este motivo, creemos imprescindible mantener los siguientes detalles para que las reuniones sigan siendo productivas: 

  • Intenta que las reuniones no duren más de 30 minutos.

  • Respeta la puntualidad, tanto para empezar como para terminar.

  • Envia el acta antes de la reunión. Así, cada participante puede preparar sus aportaciones.


También te recomendamos que tengas en cuenta los siguientes aspectos: 

  1. Asegura y comprueba que tienes una buena conexión. Parece muy obvio, pero todavía seguimos estando en reuniones o encuentros donde a alguno de los participantes se le entrecorta la conexión. ¡No hay nada más incómodo! Y lo sabes.

  2. Escoge un entorno agradable. Una pared blanca detrás, una cama deshecha.. no inspira nada bueno. Busquemos ese ambiente que pueda agradar a nuestros compañeros de reunión - Ten en cuenta también la luz.

  3. Cierra otras aplicaciones y pantallas para evitar distracciones (no es agradable escuchar el sonido de whatsapp de tu compañero mientras estás haciendo tu aportación a la reunión) y silencia el micrófono de todos los participantes del grupo; deberás estar pendiente de encender sus micrófonos cuando quieran hacer aportaciones.

  4. Si vas a seguir un documento durante la reunión, te recomendamos no compartirlo previamente. En el caso de tener ese documento en nuestro poder es probable que algún que otro participante curioso lo empiece a revisar por su cuenta, sin prestar atención a la pantalla - Es mejor compartir pantalla para seguir el documento punto por punto y después enviar el mismo con las anotaciones comentadas en la reunión.

  5. Comprueba que tu audiencia está activa y escuchando cada 4-5 minutos. Dependiendo del tipo de reunión, en ciertas ocasiones se hace más complicado mantener la atención con una pantalla entre medias, ayudemos a que estén activos.

  6. Crea dinámicas de participación en cada reunión:

    • Utiliza una pizarra virtual.

    • Lanza encuestas, pequeñas preguntas para despertar y mantenerles activos.

    • Pregunta y recibe opinión sobre el tema que se está tratando (siempre de forma ordenada).

    • Incita a que revisen cierta información de una web, un documento específico… - Incita la búsqueda individual para conseguir la reflexión colectiva posterior.


Hoy en día tienes muchas opciones para crear reuniones interactivas, participativas y eficaces. Simplemente es necesario pensar cómo quieres estructurar la reunión, y a partir de ahí buscar la mejor forma de dinamizarla.

¡Cuéntanos qué consejos aplicas tú en tus reuniones virtuales!

 

Oh! Cookies! Sí, y únicamente nos ayudan a saber que estamos ofreciendo la mejor experiencia para ti en nuestra web. Si sigues aquí, entendemos que las aceptas así como nuestra política de privacidad.