el ARTE de diseñar eventos rentables

Hablemos de números, hablemos de comunicación y eventos

Artículo original publicado para la plataforma Event Club.

Estamos en época de crisis. Una crisis muy profunda para todo el sector de los eventos y turismo, que desde el mes de marzo no ve un rayo de sol.

Por ello, en momentos complicados, es más importante que nunca optimizar; optimizar energía, recursos y crear acciones de calidad que creen un gran impacto, independientemente del formato, la tipología o el presupuesto.

Es por ello que en este artículo quiero hablar de la importancia de contar con un acompañamiento o lo que también podríamos llamar “coaching para eventos” en el que, trabajando juntos, somos capaces de extraer las mejores conclusiones para desarrollar cada acción. ¿Un punto a favor? Uno solo, a pesar de los múltiples que hay, es obtener una visión externa y totalmente objetiva.

¿Cuándo creo que es necesario realizar este proceso? Cuando el entorno inevitablemente nos bloquea, no hay resultados en los eventos realizados, la creatividad empieza a verse afectada y no estamos seguros de cómo enfocar la siguiente acción para conseguir un retorno.

Esta situación no influye únicamente a grandes empresas y marcas que han visto reducidos sus beneficios y presupuesto destinado a marketing y eventos, sino también a pequeños emprendedores que no consiguen comunicar de forma efectiva y aumentar sus ventas. Lo primordial, es saber cuándo se necesita ayuda.

¿En qué situación se encuentra ahora mismo el mercado empresarial?

A grandes rasgos, y por supuesto, con excepciones, podemos diferenciar dos perfiles. Los emprendedores sufren las consecuencias de la COVID19:

  • Aumento de stock por no tener ventas (en el caso de productos)
  • Cambio de mentalidad y entorno de sus clientes y por tanto, sus necesidades cambian y han tenido que adaptar sus productos y servicios.
  • El poder adquisitivo ha reducido y consecuentemente, la inversión que pueden realizar los clientes en productos y servicios que no son de primera necesidad.

Las empresas ya consolidadas se enfrentan a otro tipo de conflictos, pero no de menor importancia:

  • Su facturación, ingresos y beneficios se han reducido drásticamente.
  • Dependiendo del sector, puede que no hayan tenido apenas ingresos desde que la COVID19 apareció.
  • Los gastos son elevados; gastos fijos y por supuesto, empleados a su cargo.
  • Las empresas que decidieron acogerse a un ERTE, puede que estén comenzando a sufrir ahora las consecuencias.
 

Por tanto, en situación de crisis económica, es importantísimo optimizar los recursos, y a eso no me refiero a reducir los presupuestos, sino a utilizarlos estratégicamente para conseguir el máximo rendimiento. El marketing y la publicidad no pueden desaparecer, ya que sin esa partida, las ventas seguirán disminuyendo.

 

¿Qué podemos hacer?

Diseñar acciones, eventos e inversiones con el presupuesto que tenemos y que sabemos que podemos invertir, para obtener un retorno mayor. Vamos a ponerlo en práctica siguiendo estos pasos:

  1. Revisar la situación actual de la empresa (a nivel general; ventas, situación financiera, personal).
  1. - Definir el presupuesto que se puede invertir en comunicación, publicidad y marketing.
  1. - Definir la estrategia de comunicación de los próximos meses (que incluirá diferentes acciones,   eventos,   colaboraciones),   teniendo   en   cuenta   los  objetivos  y  KPIs  de  la empresa.

En un entorno tan cambiante y lleno de incertidumbre como el actual, es importante plantear una estrategia a largo plazo (1 año) pero teniendo en cuenta que puede cambiar mucho a corto plazo (1-3 meses). Es importante plantear una estrategia flexible.

  1. - La estrategia, las acciones y eventos planteados, ¿nos acercan a cumplir los objetivos deseados?
  1. - A continuación, empezaríamos a definir cómo llevar a cabo esas acciones, y establecer la estrategia de comunicación específica para ellas. Sin entrar en demasiados detalles (ya que necesitaríamos otro artículo para ello), sí me gustaría destacar algunos puntos a tener en cuenta:
  • El objetivo y público de cada acción o evento, marcará el diseño y formato del mismo.
  • El formato NO es lo más importante, y además, debemos plantear opciones que se puedan adaptar si hay cambios en los próximos meses.
  • Nos dirigimos a un público específico (empatizar y conocer sus miedos, nos ayudará a conectar más con ellos y a diseñar una acción realmente efectiva).
  • ¡Necesitamos amplificar el mensaje! Escogiendo a personas que puedan dar voz a lo que queremos comunicar, que tengan el mismo público objetivo y compartan valores de marca. ¡La coherencia es imprescindible!
  • ¿Estamos seguros de que esa es la mejor estrategia? ¿Se adapta a los objetivos de la empresa y necesidades del público objetivo? Si es así, ¡adelante!

 

Cada caso es único, por ello es importante analizarlo desde el inicio, para poder definir aquello que podemos mejorar y cómo podemos ofrecer un valor añadido y así, conseguir una mayor conexión con el público.

 

 

Creando estratégicamente las acciones y eventos, conseguimos grandes beneficios:

  • Conectar con el público y conseguir que se identifiquen con tu marca y mensaje.
  • Aumentar el engagement de asistentes, seguidores y público objetivo (El % de compra aumenta un 40% después de un evento, un buen evento con una organización estratégica).
  • Fidelizar a clientes que con el tiempo, queremos que se conviertan en fans que recomendarán los productos o servicios.

En definitiva, conseguiremos lo que toda marca quiere, aumentar los clientes y su satisfacción. Así como la del cliente interno (los empleados), si lo que queremos es poner foco de puertas para dentro.

 

En el sector de los eventos estamos acostumbrados a la inmediatez; pero si lo que queremos es conseguir resultados, no hay nada mejor que contar con un equipo que analice y diseñe estratégicamente una propuesta.

Es momento de dar valor a la calidad, en lugar de la cantidad. De saborear cada paso y de poner en valor todo lo que hay detrás, todo aquello que no se ve pero que a la larga, genera resultados.

 

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