La importancia del análisis post-evento

Tan importante es todo el proceso de organización y el día del propio evento, como el análisis del mismo una vez finalizado. Y hoy en día, todavía hay muchos organizadores que olvidan realizar un seguimiento post-evento.

Nos ocupamos y preocupamos mucho de cada detalle durante toda la organización: hablar con los clientes, gestionar proveedores, controlar el correcto funcionamiento de los medios audiovisuales el día del evento... pero debemos ir más allá. Una vez finaliza el evento, debemos realizar un análisis para continuar mejorando, eliminar posibles errores o confirmar el trabajo bien hecho.

 

ANÁLISIS INTERNO

A nivel interno, es imprescindible ser autocrítico y poder evaluar la calidad y profesionalidad durante evento. Compartir e intercambiar opiniones con el resto del equipo, colaboradores y proveedores para analizar las fortalezas y debilidades durante toda la organización.

Una vez realizado el análisis interno con todos los participantes del evento, llega el momento de agradecer el trabajo a todos los implicados ese día, tanto al equipo más cercano, como a patrocinadores y colaboradores.

ANÁLISIS EXTERNO

El análisis post-evento continúa al conocer el feedback por parte del cliente. Nos trasladará sus comentarios sobre la impresión general del evento, la restauración, la opinión de los asistentes con los que está en contacto... Para poder tener un conocimiento completo de lo que piensan sobre nuestro trabajo, debemos tener una valoración de todas las fases del evento:

  • Briefing y elaboración de la propuesta - ¿Hemos entendido las necesidades del cliente?
  • Organización del evento - ¿Cómo ha sido el proceso de organización? ¿El cliente se ha sentido arropado y apoyado por el equipo en cada momento?
  • Coordinación el día del evento - ¿Nuestro profesional y proveedores han estado a la altura el día del evento?

 

Cada fase es imprescindible para conseguir el éxito durante el evento, y por ello, necesitamos conocer la opinión de cada una de ellas. La información es poder, y el conocer la opinión detallada de nuestro trabajo, hará que mejoremos y evolucionemos cada día.

Sabemos que en ocasiones es complicado recibir información una vez acabado el evento, y por ello, os recomendamos cómo podéis hacer vuestro cuestionario post-evento:

  • Recomendamos recoger las preguntas más importantes en una encuesta online (de este modo, facilitamos el tratamiento de datos)
  • El cuestionario debe ser breve (si tiene muchas preguntas, las últimas respuestas se responderán sin pensar...)
  • Combinación de preguntas abiertas (aquellas en las que pueden explicar abiertamente su opinión) y preguntas cerradas (con las que podemos conseguir cifras y una valoración numérica de nuestros servicios)

 

Debemos conocer nuestros puntos fuertes y débiles en cada evento, para mejorarlos y para eliminar o reducir el margen de error que hayamos podido tener en cada ocasión. Como todos,  nuestros clientes agradecen que tengamos en cuenta su opinión y valoremos su satisfacción.

 

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