Sabemos que las reuniones de empresa son necesarias, ¡muy necesarias! Pero la mayoría de veces siguen siendo muy monótonas e improductivas.
A lo largo de la semana, estamos seguros de que tenéis en vuestras agendas varias reuniones anotadas: de equipo para comentar una situación actual, con dirección para fijar objetivos, con clientes con los que tenemos que comentar la propuesta de un evento… Cada una de ellas es totalmente diferente, pero para todas debe existir planificación previa, para conseguir que sean realmente eficaces.
CONSEJOS PARA CONSEGUIR REUNIONES MÁS PRODUCTIVAS
1. Lo primero que debéis pensar antes de programar una reunión es lo siguiente: ¿Es realmente necesaria la reunión? Si la respuesta es sí, ¡Adelante!
2. Definir el objetivo de la reunión, las personas implicadas y los temas a tratar. Si no queréis perder ni un segundo de vuestro tiempo, es imprescindible definir los objetivos de la reunión (¿qué queremos conseguir?) y los temas que queremos tratar (todos los puntos que debemos comentar/solucionar) con las personas implicadas.
3. Es imprescindible organizar reuniones cortas y dinámicas. Las reuniones de equipo no deberían tener una duración mayor a 30 minutos. Exceptuando casos puntuales, con ese tiempo es suficiente para tratar de forma rápida y concisa todos los temas necesarios. ¡Nunca olvides que tu tiempo vale oro! :)
El formato y distribución de las reuniones debe ser dinámico, en las que todos puedan participar. No hay nada peor que estar en una reunión en la que sólo hable una persona. Creemos en las reuniones participativas, en las que, a través de una imagen transmitimos mucho más (¡una imagen vale más que mil palabras!), en las que las pizarras pueden hacer maravillas y en las que los post-it de colores pueden ser nuestros mejores aliados. Buscar nuevos métodos para captar la atención de los asistentes y para que entiendan mejor el mensaje que queremos transmitir, será un punto a favor para conseguir resultados óptimos en cada reunión.
4. Acta de reunión y temas a tratar en las próximas reuniones. Para acabar la reunión y sentir que ha sido de provecho para todos los asistentes, recomendamos cerrar con una conclusión de resultado sobre los temas tratados y abrir un nuevo debate sobre los temas a tratar en las próximas reuniones.
Recomendamos hacer un acta de la reunión y enviar un correo con la misma a todas las personas implicadas. Así todos los implicados en la reunión podrán recurrir a ella para cualquier duda o consulta, antes de la próxima reunión.
IMPORTANTE: Por respeto a todos los asistentes, las reuniones siempre deben empezar y acabar puntuales. Todos tenemos millooones de cosas que hacer y organizamos nuestro tiempo para poder asistir a esa reunión, por ello, debemos cumplir con el horario establecido.
Con estos consejos, conseguiréis reuniones de trabajo mucho más productivas y eficaces, captando la atención de todos los implicados y consiguiendo los objetivos de las mismas con mayor facilidad. Y si quieres más, en este artículo encontrarás más ideas para captar la atención de tus asistentes en las reuniones de trabajo.